○野辺地町保有個人情報等保護管理規程
令和五年三月三十一日
訓令甲第三号
目次
第一章 総則(第一条・第二条)
第二章 管理体制(第三条～第七条)
第三章 教育研修(第八条)
第四章 職員の責務(第九条)
第五章 保有個人情報等の取扱い(第十条～第二十三条)
第六章 情報システムにおける安全の確保等(第二十四条～第三十八条)
第七章 情報システム室等の安全管理(第三十九条・第四十条)
第八章 保有個人情報等の提供(第四十一条)
第九章 個人情報等の取扱いの委託(第四十二条)
第十章 サイバーセキュリティの確保(第四十三条)
第十一章 安全確保上の問題への対応(第四十四条～第四十六条)
第十二章 監査及び点検の実施(第四十七条～第五十条)
附則
第一章 総則
(目的)
第一条 この規程は、個人情報の保護に関する法律(平成十五年法律第五十七号。以下「個情法」という。)第六十六条第一項及び行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成二十五年法律第二十七号。以下「番号法」という。)第十二条の規定を踏まえ、町が保有する個人情報及び個人番号(以下「保有個人情報等」という。)の安全管理のために必要かつ適切な措置を定めることを目的とする。
(令六訓令甲九・一部改正)
(定義)
第二条 この規程において使用する用語の意義は、個情法第二条及び番号法第二条に定めるところによるほか、次の各号に掲げるとおりとする。
一 「各課等」とは、町長の事務部局の課、教育委員会の事務局の課及び出先機関、選挙管理委員会事務局、監査委員の事務部局、農業委員会事務局又は議会事務局をいう。
二 「職員」とは、地方公務員法(昭和二十六年法律第二百六十一号)第三条第二項及び第三項並びに同法第二十二条の二第一項に規定する町の職員、及び町の業務に従事する派遣労働者をいう。
三 「情報システム」とは、業務系の電子計算機(業務系におけるネットワーク、ハードウェア及びソフトウェア)及び記録媒体で構成され、情報処理又は通信の用に供するものをいう。
第二章 管理体制
(総括個人情報等保護管理者)
第三条 町に、総括個人情報等保護管理者(以下「総括保護管理者」という。)を一人置くこととし、副町長をもって充てる。
2 総括保護管理者は、各課等における保有個人情報等の管理に関する事務を総括する任に当たる。
(令六訓令甲九・一部改正)
(個人情報等保護管理者)
第四条 保有個人情報等を取り扱う各課等に、個人情報等保護管理者(以下「保護管理者」という。)を一人置くこととし、当該課等の長又はこれに代わる者をもって充てる。
2 保護管理者は、各課等における保有個人情報等を適切に管理する任に当たる。保有個人情報等等を情報システムで取り扱う場合において、保護管理者は、情報システム管理者(野辺地町情報セキュリティポリシー(令和六年野辺地町訓令甲第一号)第二章第一項第四号に規定する「情報システム管理者」をいう。)と連携して、前項の措置を講じる。
3 保護管理者は、所属職員のうち、個人番号及び特定個人情報(以下「特定個人情報等」という。)を取り扱う職員(以下「番号事務取扱担当者」という。)及びその役割並びに各番号事務取扱担当者が取り扱う特定個人情報等の範囲を指定するものとする。この場合において、その指定する範囲は、秘匿性等その内容に応じて必要最小限の範囲に限るものとする。
(令六訓令甲九・一部改正)
(個人情報等保護事務担当者)
第五条 保有個人情報等を取り扱う各課等に、当該課等の保護管理者が指定する個人情報等保護事務担当者(以下「保護事務担当者」という。)を一人又は複数人置く。
2 保護事務担当者は、保護管理者を補佐し、各課等における保有個人情報等の管理に関する事務を担当する。
(令六訓令甲九・一部改正)
(監査責任者)
第六条 町に、監査責任者を一人置くこととし、個人情報の保護に関する事務を担当する課の長をもって充てる。
2 監査責任者は、保有個人情報等の管理の状況について監査する任に当たる。
(保有個人情報等の適切な管理のための委員会)
第七条 総括保護管理者は、保有個人情報等の管理に係る重要事項の決定、連絡・調整等を行うため必要があると認めるときは、関係職員を構成員とする委員会を設け、定期に又は随時に開催する。
2 前項の委員会には、必要に応じて情報セキュリティ等について専門的な知識及び経験を有する者等を参加させることができる。
第三章 教育研修
第八条 総括保護管理者は、保有個人情報等の取扱いに従事する職員に対し、保有個人情報等の取扱いについて理解を深め、個人情報の保護に関する意識の高揚を図るための啓発その他必要な教育研修を行う。
2 総括保護管理者は、保有個人情報等を取り扱う情報システムの管理に関する事務に従事する職員に対し、保有個人情報等の適切な管理のために、情報システムの管理、運用及びセキュリティ対策に関して必要な教育研修を行う。
3 総括保護管理者は、保護管理者及び保護担当者に対し、各課等の現場における保有個人情報等の適切な管理のための教育研修を定期的に実施する。
4 保護管理者は、当該課等の職員に対し、保有個人情報等の適切な管理のために、総括保護管理者の実施する教育研修への参加の機会を付与する等の必要な措置を講ずる。
第四章 職員の責務
第九条 職員は、個情法及び番号法の趣旨にのっとり、関連する法令及び規程等の定め並びに総括保護管理者、保護管理者及び保護事務担当者の指示に従い、保有個人情報等を取り扱わなければならない。
(令六訓令甲九・一部改正)
第五章 保有個人情報等の取扱い
(アクセス制限)
第十条 保護管理者は、保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、当該保有個人情報等にアクセスする権限を有する職員の範囲と権限の内容を、当該職員がその利用目的を達成するために必要最小限の範囲に限る。
2 アクセス権限を有しない職員は、保有個人情報等にアクセスしてはならない。
3 職員は、アクセス権限を有する場合であっても、業務上の目的以外の目的で保有個人情報等にアクセスしてはならない。
(複製等の制限)
第十一条 職員は、業務上の目的で保有個人情報等を取り扱う場合であっても、次に掲げる行為については、保護管理者は、当該保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、当該行為を行うことができる場合を限定し、職員は、保護管理者の指示に従い当該行為を行わなければならない。
一 保有個人情報等の複製
二 保有個人情報等の送信
三 保有個人情報等が記録されている媒体の外部への送付又は持ち出し
四 前三号に掲げるもののほか保有個人情報等の適切な管理に支障を及ぼすおそれのある行為
(入力情報の照合等)
第十二条 職員は、保有個人情報等を情報システムで取扱う場合には、当該保有個人情報等の重要度に応じて、入力情報の照合等を行わなければならない。
(誤りの訂正等)
第十三条 職員は、保有個人情報等の内容に誤り等を発見した場合には、保護管理者の指示に従い、訂正等を行う。
(媒体の管理等)
第十四条 職員は、保護管理者の指示に従い、保有個人情報等が記録されている媒体を定められた場所に保管するとともに、必要があると認めるときは、耐火金庫への保管、施錠等を行う。
2 保有個人情報等が記録されている媒体を外部へ持ち出す場合には、原則として、パスワード等(パスワード、ICカード、生体情報等をいう。以下同じ。)を使用して権限を識別する機能(以下「認証機能」という。)を設定する等のアクセス制御のために必要な措置を講ずる。
(誤送付等の防止)
第十五条 職員は、保有個人情報等を含む電磁的記録又は媒体の誤送信・誤送付・誤交付、又はウェブサイト等への誤掲載を防止するため、個別の事務・事業において取り扱う個人情報の秘匿性等その内容に応じ、複数の職員によるチェックリストの活用等の必要な措置を講ずる。
(廃棄等)
第十六条 職員は、保有個人情報等又は保有個人情報等が記録されている媒体(端末及びサーバに内蔵されているものを含む。)が不要となった場合には、保護管理者の指示に従い、当該保有個人情報等の復元又は判読が不可能な方法により当該情報の消去又は当該媒体の廃棄を行う。
2 保有個人情報等の消去や保有個人情報等が含まれている媒体の廃棄を委託する場合(二以上の段階にわたる委託を含む。)には、必要に応じて職員が消去及び廃棄に立ち会い、又は写真等を付した消去及び廃棄を証明する書類を受け取るなど、委託先において消去及び廃棄が確実に行われていることを確認する。
(保有個人情報等の取扱状況の記録)
第十七条 保護管理者は、保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、台帳等を整備して、当該保有個人情報等の利用及び保管等の取扱いの状況について記録する。
(外的環境の把握)
第十八条 保有個人情報等が、外国において取り扱われる場合、当該外国の個人情報の保護に関する制度等を把握した上で、保有個人情報等の安全管理のために必要かつ適切な措置を講じなければならない。
(個人番号の利用の制限)
第十九条 番号事務取扱担当者は、番号法があらかじめ限定的に定めた事務(番号法に基づき、野辺地町行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律に基づく個人番号の利用に関する条例(平成二十七年野辺地町条例第十九号)で定めた事務を含む。)に限り、個人番号を利用するものとする。
(令六訓令甲九・追加)
(個人番号の提供の求めの制限)
第二十条 職員は、個人番号利用事務又は個人番号関係事務(以下「個人番号利用事務等」という。)を処理するために必要な場合その他番号法で定める場合を除き、個人番号の提供を求めてはならない。
(令六訓令甲九・追加)
(特定個人情報ファイルの作成の制限)
第二十一条 番号事務取扱担当者は、個人番号利用事務等を処理するために必要な場合その他番号法に定める場合を除き、特定個人情報ファイルを作成してはならない。
(令六訓令甲九・追加)
(特定個人情報等の収集及び保管の制限)
第二十二条 職員は、番号法第十九条各号のいずれかに該当する場合を除き、特定個人情報等を収集し、又は保管してはならない。
(令六訓令甲九・追加)
(取扱区域)
第二十三条 保護管理者は、特定個人情報等を取り扱う事務を実施する区域を明確にし、物理的な安全管理措置を講ずる。
(令六訓令甲九・追加)
第六章 情報システムにおける安全の確保等
(アクセス制御)
第二十四条 保護管理者は、保有個人情報等(情報システムで取り扱うものに限る。以下この章において同じ。)の秘匿性等その内容に応じて、パスワード等の認証機能を設定する等のアクセス制御のために必要な措置を講ずる。
2 保護管理者は、前項の措置を講ずる場合には、パスワード等の管理に関する定めの整備(その定期又は随時の見直しを含む。)、パスワード等の読取防止等を行うために必要な措置を講ずる。
(令六訓令甲九・旧第十九条繰下)
(アクセス記録)
第二十五条 保護管理者は、保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、当該保有個人情報等へのアクセス状況を記録し、その記録(以下「アクセス記録」という。)を一定の期間保存し、及びアクセス記録を定期的に分析するために必要な措置を講ずる。
2 保護管理者は、アクセス記録の改ざん、窃取又は不正な消去の防止のために必要な措置を講ずる。
(令六訓令甲九・旧第二十条繰下)
(アクセス状況の監視)
第二十六条 保護管理者は、保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、当該保有個人情報等への不適切なアクセスの監視のため、一定量以上の情報が情報システムからダウンロードされた場合に警告表示がなされる機能の設定、当該機能の定期的確認等の必要な措置を講ずる。
(令六訓令甲九・旧第二十一条繰下)
(管理者権限の設定)
第二十七条 保護管理者は、保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、情報システムの管理者権限の特権を不正に窃取された際の被害の最小化及び内部からの不正操作等の防止のため、当該権限を最小限とする等の必要な措置を講ずる。
(令六訓令甲九・旧第二十二条繰下)
(外部からの不正アクセスの防止)
第二十八条 保護管理者は、保有個人情報等を取り扱う情報システムへの外部からの不正アクセスを防止するため、ファイアウォールの設定による経路制御等の必要な措置を講ずる。
(令六訓令甲九・旧第二十三条繰下)
(不正プログラムによる漏えい等の防止)
第二十九条 保護管理者は、不正プログラムによる保有個人情報等の漏えい、滅失又はき損等(以下「漏えい等」という。)の防止のため、不正プログラムの感染防止等に必要な措置を講ずる。
(令六訓令甲九・旧第二十四条繰下)
(情報システムにおける保有個人情報等の処理)
第三十条 職員は、保有個人情報等について、一時的に加工等の処理を行うため複製等を行う場合には、その対象を必要最小限に限り、処理終了後は不要となった情報を速やかに消去する。
2 保護管理者は、当該保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、随時、消去等の実施状況を重点的に確認する。
(令六訓令甲九・旧第二十五条繰下・一部改正)
(暗号化)
第三十一条 保護管理者は、保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、その暗号化のために必要な措置を講ずる。
2 職員は、その処理する保有個人情報等について当該保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて適切に暗号化を行う。職員が行う暗号化には、適切なパスワードの選択、その他漏えい等の防止措置を含むものとする。
(令六訓令甲九・旧第二十六条繰下・一部改正)
(入力情報の照合等)
第三十二条 職員は、情報システムで取り扱う保有個人情報等の重要度に応じて、入力原票と入力内容との照合、処理前後の当該保有個人情報等の内容の確認、既存の保有個人情報等との照合等を行う。
(令六訓令甲九・旧第二十七条繰下)
(バックアップ)
第三十三条 保護管理者は、保有個人情報等の重要度に応じて、バックアップを作成し、分散保管するために必要な措置を講ずる。
(令六訓令甲九・旧第二十八条繰下)
(情報システム設計書等の管理)
第三十四条 保護管理者は、保有個人情報等に係る情報システムの設計書、構成図等の文書について外部に知られることがないよう、その保管、複製、廃棄等について必要な措置を講ずる。
(令六訓令甲九・旧第二十九条繰下)
(端末の限定)
第三十五条 保護管理者は、保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、その処理を行う端末を限定するために必要な措置を講ずる。
(令六訓令甲九・旧第三十条繰下)
(端末の盗難防止等)
第三十六条 保護管理者は、端末の盗難又は紛失の防止のため、端末の固定、執務室の施錠等の必要な措置を講ずる。
2 職員は、保護管理者が必要であると認めるときを除き、端末を外部へ持ち出し、又は外部から持ち込んではならない。
(令六訓令甲九・旧第三十一条繰下)
(第三者の閲覧防止)
第三十七条 職員は、端末の使用に当たっては、保有個人情報等が第三者に閲覧されることがないよう、使用状況に応じて情報システムからログオフを行うことを徹底する等の必要な措置を講ずる。
(令六訓令甲九・旧第三十二条繰下)
(記録機能を有する機器・媒体の接続制限)
第三十八条 保護管理者は、保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、当該保有個人情報等の漏えい等の防止のため、スマートフォン、USBメモリ等の記録機能を有する機器・媒体の情報システム端末等への接続の制限(当該機器の更新への対応を含む。)等の必要な措置を講ずる。
(令六訓令甲九・旧第三十三条繰下)
第七章 情報システム室等の安全管理
(入退管理)
第三十九条 保護管理者は、保有個人情報等を取り扱う基幹的なサーバ等の機器を設置する室その他の区域(以下「情報システム室等」という。)に立ち入る権限を有する者を定めるとともに、用件の確認、入退の記録、部外者についての識別化、部外者が立ち入る場合の職員の立会い又は監視設備による監視、外部電磁的記録媒体等の持込み、利用及び持ち出しの制限又は検査等の措置を講ずる。
2 保有個人情報等を記録する媒体を保管するための施設を設けている場合においても、必要があると認めるときは、前項と同様の措置を講ずる。
3 保護管理者は、必要があると認めるときは、情報システム室等の出入口の特定化による入退の管理の容易化、所在表示の制限等の措置を講ずる。
4 保護管理者は、情報システム室等及び保管施設の入退の管理について、必要があると認めるときは、立入りに係る認証機能を設定し、及びパスワード等の管理に関する定めの整備(その定期又は随時の見直しを含む。)、パスワード等の読取防止等を行うために必要な措置を講ずる。
(令六訓令甲九・旧第三十四条繰下・一部改正)
(情報システム室等の管理)
第四十条 保護管理者は、外部からの不正な侵入に備え、情報システム室等に施錠装置、警報装置、監視設備の設置等の措置を講ずる。
2 保護管理者は、災害等に備え、情報システム室等に、耐震、防火、防煙、防水等の必要な措置を講ずるとともに、サーバ等の機器の予備電源の確保、配線の損傷防止等の措置を講ずる。
(令六訓令甲九・旧第三十五条繰下)
第八章 保有個人情報等の提供
(保有個人情報等の提供)
第四十一条 保護管理者は、個情法第六十九条第二項第三号及び第四号の規定に基づき町の機関以外の者に保有個人情報を提供する場合には、個情法第七十条の規定により、原則として、提供先における利用目的、利用する業務の根拠法令、利用する記録範囲及び記録項目、利用形態等について提供先との間で書面(電磁的記録を含む。)を取り交わす。
2 保護管理者は、個情法第六十九条第二項第三号及び第四号の規定に基づき町の機関以外の者に保有個人情報等を提供する場合には、同法第七十条の規定により、安全確保の措置を要求するとともに、必要があると認めるときは、提供前又は随時に実地の調査等を行うなど措置状況を確認し、その結果を記録するとともに、改善要求等の措置を講ずる。
3 保護管理者は、個情法第六十九条第二項第三号の規定に基づき他の行政機関等に保有個人情報等を提供する場合において、必要があると認めるときは、前二項に規定する措置を講ずる。
(令六訓令甲九・旧第三十六条繰下・一部改正)
第九章 個人情報等の取扱いの委託
(令六訓令甲九・改称)
(業務の委託等)
第四十二条 保有個人情報等の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、個人情報の適切な管理を行う能力を有しない者を選定することがないよう必要な措置を講ずる。
2 前項により業務委託を締結する際には、契約書に次に掲げる事項を明記するとともに、委託先における責任者及び業務従事者の管理及び実施体制、個人情報の管理の状況についての検査に関する事項等の必要な事項について書面で確認するものとする。
一 個人情報に関する秘密保持、利用目的以外の目的のための利用の禁止等の義務
二 再委託(再委託先が委託先の子会社(会社法(平成十七年法律第八十六号)第二条第一項第三号に規定する子会社をいう。)である場合も含む。以下同じ。)の制限又は事前承認等再委託に係る条件に関する事項
三 個人情報の複製等の制限に関する事項
四 個人情報の安全管理措置に関する事項
五 個人情報の漏えい等の事案の発生時における対応に関する事項
六 委託終了時における個人情報の消去及び媒体の返却に関する事項
七 法令及び契約に違反した場合における契約解除、損害賠償責任その他必要な事項
八 契約内容の順守状況についての定期的報告に関する事項及び委託先における委託された個人情報の取り扱い状況を把握するための監査等に関する事項
3 保有個人情報等の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、委託する保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、委託先における個人情報の管理の状況について、年一回以上の定期的検査等により確認するものとする。
5 保有個人情報等の取扱いに係る業務を派遣労働者によって行わせる場合には、労働者派遣契約書に秘密保持義務等個人情報の取扱いに関する事項を明記するものとする。
6 保有個人情報等を提供し、又は業務委託する場合には、漏えい等による被害発生のリスクを低減する観点から、提供先の利用目的、委託する業務の内容、保有個人情報等の秘匿性等その内容などを考慮し、必要に応じ、特定の個人を識別することができる記載の全部又は一部を削除し、又は別の記号等に置き換える等の措置を講じる。
(令六訓令甲九・旧第三十七条繰下)
第十章 サイバーセキュリティの確保
(サイバーセキュリティの基準等)
第四十三条 個人情報を取り扱い、又は情報セキュリティを構築し、若しくは利用するに当たっては、サイバーセキュリティ基本法(平成二十六年法律第百四号)第二十六条第一項第二号に掲げられたサイバーセキュリティに関する対策の基準等を参考として、取り扱う保有個人情報等の性質等に照らして適正なサイバーセキュリティの水準を確保するものとする。
(令六訓令甲九・旧第三十八条繰下)
第十一章 安全確保上の問題への対応
(事案の報告及び再発防止措置)
第四十四条 保有個人情報等の漏えい等の事案の発生又は兆候を把握した場合、職員等がこの規程に違反している事実又は兆候を把握した場合その他安全確保の上で問題となる事案の発生のおそれを認識した場合、これらの事案等を認識した職員は、直ちに当該保有個人情報等を管理する保護管理者に報告するものとする。
2 保護管理者は、被害の拡大防止又は復旧等のために必要な措置を講ずる。ただし、外部からの不正アクセスや不正プログラムの感染が疑われるときは、当該端末のLANケーブルを抜くなど、被害防止拡大のため直ちに行う得る措置については、直ちに行う(職員に行わせることを含む。)ものとする。
3 保護管理者は、事案の発生した経緯、被害状況等を調査し、総括保護管理者に報告する。ただし、特に重大と認める事案が発生した場合には、直ちに総括保護管理者に当該事案の内容等について報告する。
4 総括保護管理者は、前項の規定に基づく報告を受けた場合は、事案の内容等に応じて、当該事案の内容、経緯、被害状況等を町長に速やかに報告する。
5 保護管理者は、事案の発生した原因を分析し、再発防止のために必要な措置を講ずるとともに、同種の業務を実施している課等に再発防止措置を共有する。
(令六訓令甲九・旧第三十九条繰下・一部改正)
(令六訓令甲九・旧第四十条繰下・一部改正)
(公表等)
第四十六条 個情法第六十八条第一項の規定による委員会への報告及び同条第二項の規定による本人への通知を要しない場合であっても、事案の内容、影響等に応じて、事実関係及び再発防止策の公表、当該事案に係る本人への対応等の措置を講ずるものとする。
(令六訓令甲九・旧第四十一条繰下・一部改正)
第十二章 監査及び点検の実施
(監査)
第四十七条 監査責任者は、保有個人情報等の管理の状況について、定期に又は随時に監査を行い、その結果を総括保護管理者に報告するものとする。
(令六訓令甲九・旧第四十二条繰下)
(点検)
第四十八条 保護管理者は、各課等における保有個人情報等の記録媒体、処理経路、保管方法等について、定期に又は随時に点検を行い、必要があると認めるときは、その結果を総括保護管理者に報告するものとする。
(令六訓令甲九・旧第四十三条繰下)
(評価及び見直し)
第四十九条 保有個人情報等の適切な管理のための措置については、総括保護管理者、保護管理者等は、監査又は点検の結果等を踏まえ、実効性等の観点から評価し、必要があると認めるときは、その見直し等の措置を講ずる。
(令六訓令甲九・旧第四十四条繰下)
(委任)
第五十条 この規程に定めるもののほか必要な事項は、町長が別に定める。
(令六訓令甲九・追加)
附則
この規程は、令和五年四月一日から施行する。
附則(令和六年七月一日訓令甲第九号)
この訓令は、公表の日から施行する。