○野辺地町立小中学校文書取扱規程
令和二年九月一日
教育委員会訓令第五号
(趣旨)
第一条 この規程は、別に定めるものを除くほか、野辺地町立小中学校(以下「学校」という。)における文書の取扱いに関し、必要な事項を定めるものとする。
(文書取扱の原則)
第二条 学校における文書は、全職員の理解と協力のもとに、正確かつ迅速に取扱い、常にその処理の状況を明らかにしておかなければならない。
(文書管理者及び文書取扱責任者)
第三条 各学校に文書管理者(以下「管理者」という。)及び文書取扱責任者(以下「取扱責任者」という。)を置く。
2 原則として、管理者には教頭を、取扱責任者には事務職員を充てる。
(管理者及び取扱責任者の職務)
第四条 管理者及び取扱責任者は、校長の命を受け、学校内の文書に関する次に掲げる事務を処理する。
一 文書の収受、配布及び発送に関すること。
二 文書の整理及び保存に関すること。
三 文書の廃棄に関すること。
四 文書事務の指導及び改善に関すること。
五 その他文書事務に関すること。
(文書取扱簿冊)
第五条 各学校には、文書取扱いのため、次に掲げる簿冊を置かなければならない。
一 文書収受簿
二 文書発送簿
三 親展文書処理簿
(文書の番号)
第六条 各学校において、文書収受簿及び文書発送簿に登載する文書には、番号を付さなければならない。
2 文書の番号は、収受及び発送の別に会計年度ごとの一連番号を用いるものとする。
(文書の収受及び配布)
第七条 文書は、次に定めるところにより収受し、速やかに配布しなければならない。
一 取扱責任者は、学校に到達した文書を即時開封し、余白に受付印を押し文書収受簿(任意様式)に登載する。ただし、軽易な文書については、文書収受簿への登載を省略することができる。
二 校長は、当該文書を閲覧のうえ確認印を押し、速やかに管理者を通じ当該事務の担当者に配布する。
三 前二号の規定にかかわらず、親展文書については、取扱責任者は当該文書を開封せずに校長又は担当者に配布しなければならない。また、当該親展文書については、校長又は当該担当者が親展文書処理簿(任意様式)に必要事項を記載するものとする。
(文書の処理)
第八条 校長は、収受した文書を、自ら処理するものを除き、当該事務の担当者に速やかに処理させなければならない。
2 文書の配布を受けた担当者は、速やかにこれを処理し、当該文書を所定の場所に保管しなければならない。
(文書の作成)
第九条 文書の作成は、当該事務の担当者が行い、校長の決裁を受けなければならない。ただし、軽易な文書については、この限りではない。
(文書の発送)
第十条 決裁を終えた文書(以下「発送文書」という。)は、当該文書の担当者が文書発送簿(任意様式)に発送年月日、発送番号等を記載し、速やかに当該文書を発送しなければならない。
2 親展文書については、校長又は当該文書の担当者が親展文書処理簿に必要事項を記載の上、発送するものとする。
(発送者名)
第十一条 発送文書の施行者名には、原則として校長名を用いるものとする。
(公印の押印)
第十二条 発送文書には、校長の承認を得て公印を押さなければならない。ただし、軽易な文書については、これを省略することができる。
(文書の管理)
第十三条 取扱責任者は、別表に基づき、文書を随時活用できるように分類・整理し、職員室、事務室等所定の場所(以下「保管場所」という。)で管理しなければならない。
2 文書は、その規格・形状等に最も適合した保管器具に収納し、管理されなければならない。
3 取扱責任者は、保管場所の清潔整頓を維持しなければならない。
4 保管場所においては、火気を厳禁し、非常災害に対する予防措置を講じておかなければならない。
(文書の編集・保存)
第十四条 取扱責任者は、文書を次により編集し、これを保存しなければならない。
一 別表の分類に基づいて各種業務毎に簿冊を作成すること。
二 編集は、会計年度によること。ただし、会計年度によることが適当でないものは、暦年等により編集することができる。
(文書の保存年限)
第十五条 文書の保存年限は、別表によるものとする。
2 保存年限は、会計年度によるものは翌年の四月一日、暦年によるものは翌年の一月一日から起算するものとする。
(文書の廃棄)
第十六条 取扱責任者は、管理者の指示により、保存年限を経過した文書について、校長の承認を得て速やかに廃棄しなければならない。
2 文書を廃棄するに当たっては、必要に応じて焼却、裁断等適切な措置を講じなければならない。
(その他)
第十七条 この規程に定めるもののほか必要な事項は、野辺地町教育委員会が定める。
附則
この訓令は、公表の日から施行する。
附則(令和五年三月二四日教委訓令第二号抄)
(施行期日)
1 この訓令は、令和五年四月一日から施行する。
別表 野辺地町立小中学校文書分類表
(令五教委訓令二・一部改正)
大分類 | 中分類 | 小分類(簿冊名) | 保存年限 | 詳細 |
10 管財 | 1 施設 | 設計竣工図 | 永年 | |
消防計画 | 5年 | 学校消防計画に関するもの | ||
2 保守点検 | 電気設備 | 3年 | 電気設備の保安管理に関するもの | |
消防用設備 | 3年 | 消防用設備に関するもの | ||
機械警備 | 3年 | 機械警備に関するもの | ||
エレベーター点検 | 3年 | エレベーターの保安管理に関するもの | ||
暖房稼働日誌 | 3年 | 暖房の稼働時間に関するもの | ||
光熱水使用料記録簿 | 3年 | ガス・水道・電気等の検針、点検の記録に関するもの | ||
安全点検 | 3年 | 安全点検に関するもの | ||
その他施設整備 | 1年 | その他施設整備に関するもの | ||
ネットワーク管理 | 必要に応じて (以下「必」という。) | ネットワーク、学校メールアドレス等に関するもの | ||
3 学校使用関係 | 行政財産使用許可(写し) | 5年 | 行政財産の使用許可に関するもの | |
学校開放 | 5年 | 学校開放に関するもの | ||
4 備品 | 一般備品台帳 | 永年 | ||
教材備品台帳 | 永年 | |||
理科設備及び算数・数学設備備品台帳 | 永年 | |||
学校図書館用図書台帳 | 永年 | |||
寄贈寄附台帳 | 永年 | |||
美術品台帳 | 永年 | |||
寄附採納(写し) | 10年 | |||
備品処分調書 | 5年 | |||
学校備品一覧表 | 3年 | |||
保証書 | 必 | 各種備品の保証書 | ||
劇物毒物管理簿 | 1年 | |||
20 人事 | 1 人事 | 人事一般 | 5年 | 教職員の人事全般に関するもの |
人事異動通知 | 5年 | 県費負担教職員、町費職員の人事異動通知に関するもの | ||
昇給昇格発令通知 | 5年 | 県費負担教職員、町費職員の昇格昇給発令通知に関するもの | ||
教職員一覧表 | 5年 | |||
職員名簿 | 5年 | |||
転任者異動連絡 | 5年 | |||
臨時講師 | 5年 | 臨時講師に関するもの | ||
非常勤職員 | 5年 | 非常勤講師、特別非常勤講師、スクールカウンセラー、理科支援員等に関するもの | ||
人事配置 | 5年 | 定数加配、TT、指導方法の改善に関するもの | ||
人事評価 | 5年 | 県費負担教職員の人事評価に関するもの | ||
共同学校事務室 | 5年 | 学校事務共同支援室及び推進協議会に関するもの | ||
退職 | 5年 | 県費負担教職員の退職に関するもの | ||
叙位・叙勲 | 永年 | 退職校長又は教頭の功績調書等に関するもの | ||
2 履歴 | 職員履歴書 | 在職中 | ||
旧職員履歴書 | 永年 | |||
履歴事項異動届 | 5年 | |||
3 免許 | 教員免許 | 5年 | 教員免許及び免許法認定講習に関するもの | |
教科外担任 | 5年 | 教科外担任に関するもの | ||
4 服務 | 出勤簿 | 5年 | ||
職務に専念する義務の免除願 | 3年 | |||
研修承認願 | 3年 | |||
振替命令簿 | 3年 | |||
代休日指定簿 | 3年 | |||
職員事故報告書 | 5年 | |||
その他服務 | 1年 | 教職員の服務全般に関するもの | ||
年次休暇簿 | 2年 | |||
病気・特別休暇簿 | 2年 | |||
欠勤・遅参・早退 | 5年 | 教職員の欠勤・遅参・早退に関するもの | ||
休暇報告書 | 5年 | |||
休職 | 5年 | 教職員の休職に関するもの | ||
育児休業 | 5年 | 教職員の育児休業取得に関するもの | ||
介護時間・介護休暇 | 3年 | 教職員の介護時間・介護休暇取得に関するもの | ||
その他休業 | 5年 | 上記以外の休暇・休業に関するもの | ||
5 公務災害 | 公務災害 | 5年 | 公務災害・通勤災害に関するもの | |
6 町費職員 | 用務員 | 10年 | 用務員の服務・給与・福利厚生等に関するもの | |
スクールサポーター | 10年 | スクールサポーターの服務・給与・福利厚生等に関するもの | ||
7 給与 | 給与一般 | 5年 | 県費負担教職員の給与全般に関するもの | |
給与振込 | 在職中 | 県費負担教職員の給与等の口座振込に関するもの | ||
給与支給明細 | 5年 | |||
年末調整 | 1年 | 所得税の保険料控除申告書等に関するもの | ||
財形貯蓄 | 5年 | 財産形成貯蓄に関するもの | ||
8 諸手当 | 住居手当 | 5年 | 住居手当受給に関するもの | |
通勤手当 | 5年 | 通勤手当受給に関するもの | ||
扶養手当 | 5年 | 扶養手当受給に関するもの | ||
児童手当 | 5年 | 児童手当受給に関するもの | ||
単身赴任手当 | 5年 | 単身赴任手当受給に関するもの | ||
寒冷地手当 | 5年 | 寒冷地手当受給に関するもの | ||
月例報告手当 | 5年 | 月例報告手当受給に関するもの | ||
時間外勤務手当 | 5年 | 時間外勤務手当受給に関するもの | ||
9 旅費 | 旅費一般 | 5年 | 旅費事務に関するもの | |
旅費計算資料 | 必 | 旅費の計算に関するもの | ||
旅行命令 | 3年 | 旅行命令に関するもの | ||
復命書 | 3年 | |||
校外勤務命令簿 | 1年 | |||
30 経理 | 1 市町村会計 | 学校予算一般 | 5年 | 学校予算全般に関するもの |
予算編成資料 | 5年 | 学校予算編成に関するもの | ||
負担行為・支出伝票 | 10年 | |||
郵券受払簿 | 3年 | |||
電話使用簿 | 5年 | 電話使用、公衆電話使用に関するもの | ||
契約書 | 必 | |||
2 町補助金 | 大会派遣事業費補助金 | 5年 | 町補助金・助成金の交付申請等に関するもの | |
人財育成助成金 | 5年 | |||
3 学校徴収金 | 学校徴収金一般 | 5年 | 学校徴収金全般に関するもの | |
徴収台帳 | 5年 | |||
諸会計経理簿 | 5年 | |||
40 教務 | 1 教育計画 | 教育計画 | 5年 | 教育計画に関するもの |
学級編成 | 5年 | 学級編成に関するもの | ||
教育課程 | 5年 | 教育課程(特別の教育課程を含む)に関するもの | ||
特別支援学級運営計画 | 5年 | 特別支援学級の運営及び指導の計画に関するもの | ||
学校訪問 | 5年 | 指導訪問、所長訪問、教育委員訪問等に関するもの | ||
校内運営一般 | 5年 | 学校運営全般に関するもの | ||
2 学校行事 | 行事予定表 | 3年 | ||
授業日交換 | 3年 | 授業日の交換に関するもの | ||
臨時休業 | 3年 | 臨時休業に関するもの※感染症による場合を含む | ||
儀式的行事 | 3年 | 入学式、卒業式等儀式的行事に関するもの | ||
保健・安全・体育的行事 | 3年 | 運動会、マラソン大会、スキー教室、避難訓練等保健・安全・体育的行事に関するもの | ||
文化的行事 | 3年 | 文化祭(中)、学芸発表会等文化的行事に関するもの | ||
旅行的行事 | 3年 | 修学旅行、宿泊学習等旅行的行事に関するもの | ||
保護者参観 | 3年 | 保護者参観日に関するもの | ||
交流事業 | 3年 | 他都市との交流等に関するもの | ||
案内者名簿 | 3年 | |||
学校閉庁 | 3年 | 学校閉庁に関するもの | ||
3 教務 | 成績・評定 | 5年 | 児童生徒の成績及び評定に関するもの | |
知能検査 | 必 | 各種知能検査に関するもの | ||
学力検査 | 必 | 各種学力検査に関するもの | ||
教育実習 | 1年 | 教育実習に関するもの | ||
児童生徒表彰 | 5年 | 児童生徒の表彰に関するもの | ||
教材使用届 | 5年 | 教科用図書以外の教材の使用に関するもの | ||
4 教科用図書 | 教科用図書 | 5年 | 教科用図書等に関するもの | |
5 学籍 | 卒業生台帳 | 永年 | ||
指導要録(学籍) | 20年 | |||
指導要録(指導) | 5年 | |||
除籍簿(学籍) | 20年 | |||
除籍簿(指導) | 5年 | |||
指導要録抄本 | 在学中 | |||
児童生徒名簿 | 5年 | |||
出席簿 | 5年 | |||
出席状況報告 | 5年 | |||
転入・転出 | 5年 | |||
児童生徒の住所・戸籍等の異動について | 5年 | |||
他学区・区域外就学 | 5年 | 町内他学区就学、他市町村からの区域外就学に関するもの | ||
その他就学 | 5年 | 病弱学級、原級留置等に関するもの | ||
6 証明 | 在学証明書 | 5年 | ||
卒業証明書 | 5年 | |||
成績証明書 | 5年 | |||
通学証明書 | 5年 | |||
その他証明 | 5年 | |||
8 研修 | 校内研修 | 5年 | 校内研修に関するもの | |
初任者研修 | 5年 | 初任者研修に関するもの | ||
中堅教諭等資質向上研修 (旧5年・10年研) | 3年 | 中堅教諭等資質向上研修に関するもの | ||
県教委・教育事務所研修 | 3年 | 県教育委員会、教育事務所等主催の研修に関するもの | ||
小教研・中教研 | 5年 | 小教研・中教研に関するもの | ||
職域研修 | 5年 | 公的研修以外の職域研修に関するもの(校長、教頭、保健、事務等) | ||
その他研修 | 1年 | 上記の研修に当てはまらないもの | ||
50 指導 | 1 指導 | 教科指導 | 1年 | 各教科の運営及び指導に関するもの |
作品募集 | 1年 | 各種作品募集について | ||
出前授業 | 1年 | 出前授業に関するもの | ||
学校図書館 | 1年 | 学校図書館の運営に関するもの | ||
その他指導 | 1年 | 上記に当てはまらないもの | ||
2 特別活動 | 児童会・生徒会 | 1年 | 児童会・生徒会の運営に関するもの | |
委員会活動 | 1年 | 委員会活動に関するもの | ||
クラブ活動 | 1年 | クラブ活動に関するもの | ||
3 総合的な学習の時間 | 国際理解 | 1年 | 総合的な学習の時間(国際理解領域)に関するもの | |
情報 | 1年 | 総合的な学習の時間(情報領域)に関するもの | ||
環境 | 1年 | 総合的な学習の時間(環境領域)に関するもの | ||
福祉・健康 | 1年 | 総合的な学習の時間(福祉・健康領域)に関するもの | ||
4 特別支援教育 | 特別支援教育一般 | 5年 | 特別支援教育全般に関わるもの | |
特別支援学級 | 5年 | 特別支援学級での設置及び指導に関するもの | ||
教育支援委員会 | 5年 | 教育支援委員会に関するもの | ||
通級指導(ことば・きこえ・こころ) | 卒後1年 | 通級指導に関するもの | ||
野辺地地区ことばと心を育てる親の会 | 5年 | 野辺地地区ことばと心を育てる親の会に関するもの | ||
5 生徒指導 | 生徒指導一般 | 5年 | 生徒指導全般に関するもの | |
教育相談 | 5年 | 教育相談に関するもの | ||
家庭環境調査票 | 在学中 | |||
児童生徒指導状況報告 | 5年 | |||
児童生徒事故報告 | 5年 | |||
6 進路指導 | 進学・就職指導 | 5年 | 進路指導・キャリア教育等に関するもの | |
奨学金 | 5年 | 各種奨学金に関するもの | ||
7 課外活動 | 部活動実施計画書・報告書 | 1年 | 部活動実施の承認に関するもの | |
対外運動競技等承認簿 | 1年 | 大会参加等に関するもの | ||
60 保健衛生 | 1 児童生徒 | 学校健診 | 5年 | 学校健診に関するもの |
保健調査票 | 在学中 | |||
健康診断票 | 5年 | |||
歯の検査票 | 5年 | |||
感染症 | 5年 | 感染症に関するもの | ||
出席停止 | 5年 | 感染症に伴う出席停止に関するもの | ||
就学時健康診断 | 5年 | 就学時健康診断に関するもの | ||
2 教職員 | 健康診断票 | 5年 | ||
教職員健康診断 | 5年 | 教職員の健康診断に関するもの | ||
3 保健 | 保健一般 | 1年 | 保健全般に関するもの | |
日本スポーツ振興センター | 10年 | 日本スポーツ振興センターに関するもの | ||
学校保健会 | 5年 | 町学校保健会に関するもの | ||
4 日誌 | 保健日誌 | 5年 | ||
学校医執務記録簿 | 5年 | |||
保健だより | 1年 | |||
5 環境衛生 | 環境衛生 | 5年 | 学校保健安全法第6条に基づく学校環境衛生に関するもの | |
6 給食 | 給食 | 1年 | 給食全般に関するもの | |
70 総務 | 1 法令規程 | 学校関係法令 | 必(必ずしも文書での保存を要しない) | |
人事 | ||||
服務 | ||||
給与 | ||||
旅費 | ||||
教務 | ||||
共済組合 | ||||
互助会 | ||||
総務 | ||||
保健 | ||||
町条例・規則 | ||||
教育委員会規則・要綱・要領 | ||||
校内規程 | 5年 | 校内諸規程に関するもの | ||
2 引継書 | 校長 | 10年 | 校長の事務引継に関するもの | |
各分掌 | 必 | 各分掌の事務引継に関するもの | ||
事務 | 必 | 学校事務の事務引継に関するもの | ||
3 調査統計 | 学校基本調査 | 5年 | ||
教員統計調査 | 5年 | |||
地方教育費調査 | 5年 | |||
保健統計調査 | 5年 | |||
全国学力学習状況調査 | 5年 | |||
県学習状況調査 | 5年 | |||
進路関係調査 | 5年 | |||
教務関係調査 | 5年 | |||
生徒指導関係調査 | 5年 | |||
特別支援関係調査 | 5年 | |||
図書関係調査 | 5年 | |||
人事行政の運営の状況に係る調査 | 5年 | |||
部活動に関する調査 | 5年 | |||
その他調査統計 | 5年 | 上記の調査に当てはまらないもの | ||
4 学校安全 | 学校安全一般 | 3年 | 児童生徒の安全管理・危機管理全般に関するもの | |
5 教育扶助 | 就学援助 | 5年 | 就学援助に関するもの | |
就学奨励 | 5年 | 特別支援教育就学奨励費に関するもの | ||
6 学生割引 | 学校学生生徒旅客運賃割引証 | 5年 | ||
7 福利厚生 | 共済組合 | 5年 | 公立学校共済組合に関するもの | |
互助会 | 5年 | 青森県教職員互助会に関するもの | ||
厚生会 | 1年 | 青森県教育厚生会に関するもの | ||
80 諸記録 | 1 日誌 | 学校沿革誌 | 永年 | |
学校要覧 | 永年 | |||
学校日誌 | 5年 | |||
2 会議 | 職員会議録 | 1年 | ||
諸会議録 | 1年 | |||
3 文書 | 文書収受簿 | 1年 | ||
文書発送簿 | 1年 | |||
親展文書処理簿 | 1年 | |||
学校だより | 1年 | |||
通知文書 | 1年 | |||
4 記念事業 | 周年行事 | 永年 | 周年行事・記念行事に関するもの | |
90 渉外 | 1 PTA | PTA一般 | 5年 | PTA全般・PTA安全互助会に関するもの |
PTA会計簿 | 5年 | |||
連合PTA | 5年 | 町連合PTAに関するもの | ||
2 後援団体 | 後援団体 | 5年 | 学校の後援団体(後援会等)に関するもの | |
3 同窓会 | 同窓会 | 5年 | 同窓会に関するもの | |
4 地域 | 学校間連携 | 3年 | 幼保小中高の連携に関するもの | |
学社連携 | 3年 | 地域社会との連携に関するもの、学校運営協議会(CS)に関するもの | ||
地域諸団体 | 1年 | 地域諸団体の行事、案内及び記録に関するもの | ||
学校ボランティア | 3年 | 学校ボランティアに関するもの | ||
町教育振興会 | 3年 | 町教育振興会(学校教育部会)に関するもの | ||
学校評議会、コミュニティスクール | 3年 | 学校評議会及びコミュニティスクールに関するもの |