(趣旨)

第一条　この規程は、別に定めるものを除くほか、町における文書等の取扱いについて必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第二条　この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。

(文書等の取扱いの原則)

第三条　文書等は、正確かつ迅速に取り扱い、常に処理経過を明らかにし、事務が円滑かつ適正に行われるようにしなければならない。

(課長の責務)

第四条　課長は、常に職員をして文書等の作成及び取扱いに習熟させ、かつ随時その処理状況を調査し、事務処理の促進に努めなければならない。

(所長の責務)

第四条の二　所長は、本庁において収受等所要の手続きを必要とする文書等が所に直接到達したときは、速やかに主管課長に配付しなければならない。

(総務課長の責務)

第五条　総務課長は、各課の文書等事務の処理状況に関して、円滑かつ適正に処理されるよう指導しなければならない。

(閲覧の制限)

第六条　文書は、法令及び条例等の手続きにより開示するもののほか、職員以外の者に謄写若しくは閲覧をさせ、又はその写しを与えてはならない。ただし町長の許可を得たときは、この限りでない。

(文書等の庁外持ち出し)

第七条　国、県等関係機関に提出する文書等の運搬及び送達については、確実かつ安全に行われるよう努めなければならない。

(文書の種類)

第八条　文書の種類は、その性質により次のとおり区分する。

(文書等取扱いの責任区分)

第九条　文書等取扱いの責任区分は、特別な定めがある場合を除くほか、次の各号に掲げるとおりとする。ただし、総合行政ネットワーク文書の収受、配付及び送信については、当分の間、総務課の責任区分とする。

(帳票等)

第十条　文書事務の取扱いに必要な帳票等及び印は、別に定めるところによる。

(文書の記号及び番号)

第十一条　一般文書で発送を要するものは文書記号及び文書番号を、収受文書には文書番号を付さなければならない。ただし、契約書、感謝状、書簡その他文書記号及び文書番号を付することが適当でないものについては、この限りでない。

(法規番号、令達番号及び告示番号)

第十二条　法規文書、令達文書、告示文書には、それぞれ法規番号、令達番号及び告示番号を付さなければならない。

(文書の保存年限)

第十三条　文書には保存年限を記載しなければならない。

(文書等の収受及び配付)

第十四条　本庁に到着した文書は、第九条の規定により特別の定めをするもののほか、総務課において受領し、親展のもの、秘密のもの(以下「親展文書」という。)にあっては封をしたまま、親展文書以外のものにあっては開封し、次の各号に掲げる区分に従い、当該各号に定める方法により配付しなければならない。

(通信回線の利用による電磁的記録の収受及び配付)

第十四条の二　電磁的記録の受信は、通信回線に接続した総務課長が指定する電子計算組織により定時又は適時に行うものとする。

第十五条　主管課長は、文書等の配付を受けたときは、自ら処理するものを除くほか、課長補佐(課長補佐が二人以上の課にあっては当該事務の担当課長補佐)に処理方針及び処理期限を示して配付しなければならない。

(主管課に属しない文書等)

第十六条　主管課長は、配付を受けた文書等で、自課の主管に属しないと認めるものは、直接他の課に転送しなければならない。

(送料未納又は不足の文書等)

第十七条　送料が未納又は不足の郵便物は、総務課長がその必要と認めたものに限り、その料金を支払い、これを受けとることができる。

(収受の手続きを経ない文書等)

第十八条　主管課において第十四条第一項第二号又は第三号の規定による処理を受けない文書を受け取ったときは、直ちに、当該文書を総務課に送付し、同項第二号又は第三号の規定による処理を受けなければならない。

(二以上の課に関係のある文書等の写の配付)

第十九条　課長は、二以上の課に関係のある文書を受領したときは、速やかにその写しを関係課長に配付しなければならない。

(電話等による聴取)

第二十条　各課において電話又は口頭で受理した事案のうち重要なものは、聞取書に記載して取扱わなければならない。

(起案)

第二十一条　文書の起案は、起案用紙甲(第一号様式)及び起案用紙乙(第二号様式)を用いてしなければならない。ただし、定例のもので様式の定めがあるもの若しくは軽易な文書で直ちに処理案を当該文書の余白に朱書きして処理できるもの又は符せん用紙(第三号様式)に記載して当該文書にちょう付して処理できるものにあっては起案用紙甲又は起案用紙乙を、ワード・プロセッサーで作成するものにあっては、起案用紙甲については当該用紙に準ずるものを用い、起案用紙乙については用いないことができる。

(起案の要領)

第二十二条　文書の起案には、その決裁に係る事項について、処理案の要旨及び理由を記載するものとする。ただし、その決裁に係る事項が定例又は軽微なものであるときは、この限りでない。

(発信者名)

第二十三条　文書の発信者名は、町長又は、会計管理者名をもってしなければならない。

(事務担当課等の表示)

第二十四条　施行する一般文書には、当該文書に係る事務を担当する課の名称、担当者及び電話番号等(以下「事務担当課等」という。)を当該文書の末尾に表示するものとする。ただし、当該文書の性質上、担当者及び電話番号を表示することが適当でない場合は、それらの表示を省略することができる。

(起案文書の特殊取扱いの記載)

第二十五条　次の各号の一に該当する起案文書には、当該各号に定める表示をその起案用紙甲の上部欄外に朱書しなければならない。

(回議、決裁及び合議)

第二十六条　起案文書は、担当者から必要な職員を回議し、当該事案に係る事務を主管する課長補佐から順次直属の上司の決裁を受けなければならない。

第二十七条　合議を受けたときは、ただちに同意、不同意を決定するように努め、決定に時間を要するときは、その理由を主管課長に通知しなければならない。

(持ち回り)

第二十八条　合議を要する起案文書で緊急に処理を要するもの又は詳細に説明を要するものは、担当者又は当該主管課の職員(詳細な説明を要するものは、その内容を説明できるものに限る。)が合議書類を持ち回りして決裁を受けなければならない。

(決裁年月日)

第二十九条　最終決裁になった起案文書(以下「原議」という。)には、主管課において決裁年月日を記入しなければならない。

(法規番号の記入)

第三十条　法規文書の法規番号は、総務課で付するものとする。

(原議等の廃止又は変更)

第三十一条　原議及び最終決裁を受けない起案文書を廃止し、変更し、又は施行を保留すべきときは、上司の承認を得なければならない。この場合において、当該原議が、第二十六条第二号に規定する手続きを経たものであるときは、合議した関係課長にその旨を通知し、又は原議を回示しなければならない。

(供覧)

第三十二条　配付を受けた文書のうち、処理の手続きを必要とせず、単に上司の閲覧に供するものは、その欄外に「供覧」と朱書し、閲覧を受けなければならない。

(総務課長への合議)

第三十三条　次に掲げる起案文書は、総務課長に合議しなければならない。

(浄書等)

第三十四条　発送を要する文書は、浄書し、及び校合し、又は起案文書を複写するものとする。

(公印使用の承認)

第三十五条　公印は、原議により、文書を施行する都度公印管理者の承認を受けて使用するものとする。

(事前押印の承認)

第三十六条　前条の規定にかかわらず、距離的又は時間的に文書を施行する都度公印使用の承認を受けることが困難な場合は、公印管理者の承認を受け、あらかじめ公印を使用することができる。

(公印の省略)

第三十七条　発送文書のうち、文書の性質その他の事由から公印の押印を不要と認められるものは、起案文書の公印使用発送承認印欄にその旨を明記し、これを省略することができる。

(発送等)

第三十八条　文書及び物品の発送は、郵便(外国郵便を除く。)によるもの(現金書留、内容証明、引受時刻証明、配達証明、代金引換え及び特別送達の取扱いによるものを除く。)にあっては総務課において、その他のものにあっては主管課において、電報の発信は、主管課において行わなければならない。ただし、総務課において発送すべき文書又は物品で緊急その他やむを得ない理由により総務課に回付することができないものについては、主管課において直接発送することができる。

(通信回線の利用による電磁的記録の施行)

第三十八条の二　総合行政ネットワーク文書及び公印を省略する施行文書であって総務課長が認めるものに係る浄書、照合及び発送は、通信回線に接続した総務課長が指定する電子計算組織を利用して行うことができる。この場合において、次の各号に掲げる電子計算組織を利用した処理は、当該各号に掲げる処理とみなす。

(電子署名)

第三十八条の三　前条の規定により総合行政ネットワーク文書を発送する場合には、電子署名を付与しなければならない。ただし、軽易なものについては、電子署名を省略することができる。

(発送の受付時間)

第三十九条　総務課において行う文書等及び物品の発送の受付時間は、午後三時三十分までとする。

(発送の要領等)

第四十条　総務課における文書等及び物品の発送は、次の要領により行わなければならない。

(文書の整理保管)

第四十一条　事案の処理が完結した文書で保存年限の満了しないもの(以下「完結文書」という。)は、次の各号に掲げる方法により課等において整理しなければならない。

(書庫における保管)

第四十二条　前条第三項に定める期間を経過した完結文書は、当該完結文書の保存年限が満了する日まで書庫に収蔵し、適切に整理し、保存管理するものとする。

(電磁的記録の保管及び保存)

第四十二条の二　第十四条の二第二項ただし書きの規定によりその内容を紙に出力しない電磁的記録であって必要と認めるものは、適当な方法により、当該電磁的記録を保管し、及び保存するものとする。

(文書の廃棄)

第四十三条　総務課長は、完結文書の保存年限が満了したときは、速やかに廃棄文書目録を作成し、主管課長に対し、廃棄文書目録と保存年限を経過した文書を照合の上当該文書を廃棄させる旨を通知する。

(廃棄文書の処理)

第四十四条　前条の規定により文書を廃棄する場合に当該廃棄文書中に印影等移用のおそれのあるものまたは他に見せてはならないものは、塗り消し、若しくは切り取り、又は焼却しなければならない。

(紛失又はき損)

第四十五条　職員は、文書等を紛失し、又はき損したときは、主管課長を経て、総務課長に報告しなければならない。

(例外規定)

第四十六条　主管課長は、文書等の取扱いについて、この規程の定めるところによることができない場合は、総務課長を経て町長の承認を受け、この規程以外の方法により処理することができる。