○野辺地町戸籍電算システムに係るデータ保護管理要綱
平成二十一年九月二十四日
訓令甲第七号
(目的)
第一条 この要綱は、野辺地町町民課(以下「町民課」という。)における戸籍電算システムに係るデータの保護及び管理について必要な事項を定め、戸籍データ保護の厳重な管理運営を確保することを目的とする。
一 戸籍電算システムとは、クラウドサービス上の仮想環境に設置した戸籍サーバと町民課に設置した戸籍専用端末により現在戸籍、除かれた戸籍(以下「除籍」という。)、附票及び人口動態調査票等の戸籍関連事務を行うシステムをいう。
二 データとは、戸籍電算システムで取扱われる入出力データをいう。
三 磁気ディスク等とは、磁気ディスク・光磁気ディスク・磁気テープその他の情報を記録する媒体をいう。
四 ドキュメントとは、クラウド運用マニュアル・端末運用マニュアル・詳細設計書・構成情報管理ファイルその他戸籍電算システムに関する仕様書をいう。
(令三告示一九・一部改正)
(処理の基本方針)
第三条 戸籍電算システムによる事務処理に当たっては、戸籍事務の効率化を図るとともに、個人情報を保護するように配慮しなければならない。
(戸籍データ保護管理者の設置)
第四条 戸籍電算システムの適正な運用及びデータ保護について統括的管理を図るため、戸籍データ保護管理者(以下「保護管理者」という。)を置き、町民課長をもって充てる。
(保護管理者の職務)
第五条 保護管理者は、戸籍データの管理の状況及びこれらに関連する設備の状態について常に把握し、戸籍データが適確に管理されるよう努めなければならない。
2 保護管理者は、戸籍電算システムについて、火災、盗難その他の災害に備えて必要な保安措置を講じなければならない。また、事故が発生したときは、保護管理者は速やかに事故の経緯及び被害状況を調査し、町長に報告しなければならない。
(端末機取扱責任者)
第六条 保護管理者は端末機の適正な管理をする為、端末機取扱責任者(以下「取扱責任者」という。)を置き、町民課課長補佐をもって充てる。
(戸籍データ保護)
第七条 保護管理者は、データの漏洩、滅失及び棄損等の防止に必要な措置を講じなければならない。
2 戸籍電算システムの処理が可能な端末装置は、来庁者からは内容が読み取られない位置及び角度に配置しなければならない。
3 入出力されたデータは、電算処理を行う他の業務と連動して処理してはならない。また、これを他の業務に利用してはならない。
4 入出力されたデータは、不要となった時点で、速やかに裁断等により復元できない方法によって処分しなければならない。
5 データは、法令に定めがあるものを除き、外部に提供してはならない。
(磁気ディスク等の管理)
第八条 保護管理者は、磁気ディスク等を次の各号により適正に管理しなければならない。
一 持ち運び可能な磁気ディスク等については施錠ができ、持ち運びができない保管用具に保管する等これらの安全を確保するとともに、その使用に関して厳重な管理をすること。
二 持ち運び可能な磁気ディスク等は、格納した記録内容がわかるようラベルで明示するなど適正に管理しなければならない。
三 持ち運び可能な磁気ディスク等の受払い及び管理については、名称、作成期日等必要な事項を台帳に記録しておかなければならない。
四 持ち運び可能な磁気ディスク等を破棄するときは、記録内容を消去したうえで、焼却、裁断等の復元できない方法により処分すること。
五 クラウドサービスは、戸籍サーバの磁気ディスク交換や廃棄を物理的に管理することができないため、データセンターが適切な廃棄を行っていることを証明する外部認証(PCIDSS)を取得しているデータセンターを採用することで適切な廃棄が行われていることを担保し、戸籍データの漏洩を防止しなければならない。
六 戸籍情報システム事業者が定期的に認証取得証明書を確認することとし、必要に応じ戸籍情報システム事業者にその結果を請求し、内容を把握するよう努めなければならない。
(令三告示一九・一部改正)
(出力帳票の管理)
第九条 保護管理者は、戸籍電算システムから出力された帳票を次の各号により適正に管理しなければならない。
一 保管しておく必要のある出力帳票は、施錠ができ、持ち運びができない保管用具に保管する等これらの安全を確保すること。
二 保管しておく必要のある出力帳票は、作成期日等必要な事項を台帳に記録すること。
三 出力された帳票を破棄するときは、焼却、裁断等の復元できない方法により処分すること。
(ドキュメントの管理)
第十条 取扱責任者は、ドキュメントを最新の状態に維持し、適正な場所に保管しなければならない。
2 取扱責任者は、ドキュメントの外部への持ち出し、複写又は廃棄のときには、保護管理者の承認を受け、外部に情報が流出しないように適切に廃棄しなければならない。
(戸籍サーバのアクセス管理)
第十一条 保護管理者は、戸籍サーバへのアクセスに際して業務処理範囲に限定した権限の範囲で許可された操作者へID、パスワードを設定し付与しなければならない。
2 保護管理者は、遠隔監視を行っている戸籍情報システム事業者においても制限を設け、正当権限者以外の者からの利用を防止しなければならない。また、サーバ利用に関する履歴は常時記録し、必要に応じて戸籍情報システム事業者に請求することで、保護管理者は、利用状況を確認しなければならない。
3 保護管理者は、緊急時の体制として、遠隔監視を行っている戸籍情報システム事業者から即時に保護管理者に連絡があった時は、対応を協議する体制を設けなくてはならない。
(令三告示一九・全改)
(戸籍データのアクセス管理)
第十二条 保護管理者は、戸籍データへのアクセスに際して業務処理範囲に限定した権限の範囲で、許可された操作者へID、パスワードを設定し付与しなければならない。
2 保護管理者は、遠隔監視を行っている戸籍情報システム事業者においても制限を設け、正当権限者以外の者からの利用を防止しなければならない。また、保護管理者は、戸籍情報システム事業者の戸籍データへのアクセスについては、緊急時の保守作業においてのみ許可し、IDとパスワードを付与しなければならない。
3 データアクセスに関する履歴は常時記録し、必要に応じて戸籍情報システム事業者に請求することで、保護管理者は利用状況を確認しなければならない。
4 保護管理者は、緊急時の体制として、遠隔監視を行っている戸籍情報システム事業者から即時に保護管理者に連絡があった時は、対応を協議する体制を設けなくてはならない。
(令三告示一九・追加)
(戸籍情報システムのアクセス管理)
第十三条 保護管理者は、戸籍情報システムの取扱職員(以下「取扱職員」という。)及び当該取扱職員の業務処理範囲を定め、個別に入出力を制御するパスワードを設定し付与しなければならない。なお、戸籍情報システム事業者は戸籍情報システムを操作することは行わず、戸籍情報システムのバージョンアップ後の動作確認は取扱職員にて実施する。
2 戸籍情報システムのアクセス履歴は常時記録し、利用状況は保護管理者が必要に応じて確認しなければならない。
(令三告示一九・追加)
(アクセス権限の漏洩防止の措置)
第十四条 サーバ、データ、システムの各々にアクセスするためのID、パスワードを付与された者は、ID、パスワードが他者に漏れることなく適切に管理運用しなければならない。
2 保護管理者は、ID、パスワードの設定、更新、発行、保管等の運用方法を定め、これを厳重に管理しなければならない。
3 保護管理者は、ID、パスワードを当該取扱職員以外の者に漏らしてはならない。
4 取扱職員は、自己のID、パスワードを他人に漏らしてはならない。
5 戸籍情報システム事業者は、ID、パスワードを正当権限者以外の者に漏らしてはならない。
(令三告示一九・追加)
(取扱状況の把握)
第十五条 保護管理者は、取扱責任者に次の事項を報告させ、常に戸籍電算システムの取扱状況を把握しておかなければならない。
一 ID、パスワードの使用状況
二 端末装置の管理状況
三 データの取扱状況
四 戸籍事務室の管理状況
五 その他戸籍電算システムの運用に関すること
(令三告示一九・旧第十二条繰下・一部改正)
(端末機の操作)
第十六条 端末機の操作は、取扱職員でなければ使用することができない。
2 端末機の操作は、戸籍業務・戸籍附票業務及び戸籍関連業務に必要な場合以外に行ってはならない。また、見出データ及び戸籍に関するデータを、戸籍業務・戸籍附票業務及び戸籍関連業務に必要な場合以外に検索してはならない。
(令三告示一九・旧第十三条繰下)
(機器及びソフト等の保管)
第十七条 保護管理者は、戸籍データの適正な管理を図るため、戸籍電算システムに係わる機器及びソフト等を管理しなければならない。
(令三告示一九・旧第十四条繰下・一部改正)
(戸籍データの重要性等についての研修の実施)
第十八条 戸籍データの重要性及び機密保持ならびにプライバシー保護に関する意識の高揚とシステム安全対策の推進を図るため、取扱責任者は新任の取扱職員及び取扱職員に対して年一回以上の教育、訓練計画を策定し保護管理者の了承を得た後これを実施しなければならない。新任の取扱職員については採用後できるだけ早い時期に実施しなければならない。
(令三告示一九・旧第十五条繰下)
(会議)
第十九条 戸籍データ保護の適切な管理を推進するため、戸籍データ保護会議(以下「会議」という。)を置く。
2 会議は、保護管理者が必要に応じて、戸籍データ保護に係わる事務について開催するものとする。
3 会議は、電算総括管理者、保護管理者、取扱責任者及び取扱職員をもって組織する。
4 会議の庶務は、町民課課長補佐において処理する。
(令三告示一九・旧第十六条繰下)
附則
この要綱は、「戸籍法及び住民基本台帳法の一部改正する法律」(平成六年法律第六十七号)に基づいた戸籍事務のコンピュータ化について法務大臣の指定を受けた日より施行し、平成二十二年一月二十三日から適用する。
附則(令和三年三月一八日告示第一九号)
この要綱は、告示の日から施行し、令和三年一月十八日から適用する。